Wegweiser für die Wissensweitergabe – Tipps für die Gestaltung deiner Übergabe

Du stehst davor, deine Schule zu verlassen und deine Funktionen an eine*n Nachfolger*in abzugeben?
Dir ist wichtig, dass das, was du in den letzten Jahren erarbeitet hast, auch erhalten und in der Schule lebendig bleibt?
Eine strukturierte, praktische und anwendungsorientierte Wissensweitergabe stellt dafür eine wichtige Grundlage dar…

Ziel einer strukturierten Wissensweitergabe sollte sein, dass einerseits, das bereits Erarbeitete weiter bestehen bleibt und andererseits, der / die Nachfolger*in in der Einarbeitungsphase unterstützt wird und diese somit erleichtert wird.
Das heißt, dass es nicht gewinnbringend ist, dem / der Nachfolger*in ungefiltert alle Informationen ohne weitere Erklärungen einfach zu übergeben. Die Informationen und Dokumente sollten zielführend ausgewählt und sinnvoll strukturiert sein.

In der Praxis hat sich vor allem die Übergabe der folgenden Dokumente als gewinnbringend erwiesen:

Jahresarbeitsplanung:

  • Entwickle eine klare Übersicht über deine wichtigsten Aufgaben und Projekte für die nächsten Wochen und Monate.
  • Besonders hilfreich ist es, wenn bereits langfristige und kurzfristige Ziele und Meilensteine definiert sind.
  • Verweise auf relevante Dokumente für detaillierte Einblicke.
Beispiel für eine Jahresplanung.

Prozessbeschreibungen:

  • Erstelle verständliche Prozessbeschreibungen (siehe Beispiel zum Download) für bereits etablierte Abläufe in deinem Arbeitsgebiet.
  • Verknüpfe die Beschreibungen mit Referenzen zu relevanten Dokumenten für eine detaillierte Analyse.

Aktualisierte Stellenbeschreibung:

  • Überarbeite deine Stellenbeschreibung, um die aktuellen Anforderungen und Verantwortlichkeiten genau abzubilden.
  • Spreche diese aktualisierte Stellenbeschreibung möglichst auch mit der Schulleitung ab.
  • Integriere klare Verweise auf interne und externe Schnittstellen.

Weitergabe von Benutzerkonten & Passwörtern:

  • Im digitalen Zeitalter nutzen viele von uns verschiedene Apps und Tools für beispielsweise die Projektplanung. Stelle sicher, dass dein*e Nachfolger*in auch Zugang zu allen notwendigen Benutzerkonten & Passwörter hat.
  • Im Optimalfall sind alle Benutzerkonten mit deiner stellenbezogenen Email-Adresse verknüpft.

Außerdem habe ich die folgenden drei Tipps für deine Übergabe:

1. Stolz und Erwartungen teilen:

  • Identifiziere Schlüsselergebnisse und präsentiere, auf welche Arbeitsergebnisse/-schritte du besonders stolz bist. (z.B. durch Fotos oder eine Präsentation etc)
  • Weise im Optimalfall in der Organisation verbleibende Ansprechpartner*innen für wichtige Projekte aus.

2. Digitale Ablage optimieren:

  • Räume deine digitale Ablage auf und organisiere sie nachvollziehbar.
  • Verknüpfe relevante Dokumente mit Prozessbeschreibungen für einen einfachen Zugang.
  • Schaffe klare Ordnerstrukturen für eine gezielte Suche.

3. Haptische Vorbereitung deines Arbeitsplatzes:

  • Bereite den physischen Arbeitsplatz oder wichtige Arbeitsmaterialien für deine*n Nachfolger*in vor (Ideen siehe Abbildungen).
  • Erleichtere den Einstieg durch klare Anordnung von Ressourcen und Werkzeugen.
  • Hinterlasse evtl. eine kurze Notiz mit hilfreichen Informationen.

Wir hoffen es war auch für dich eine Anregung dabei.

Gutes Gelingen bei deiner Übergabe wünscht dir das Team von Ya’axché!

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